20/01/2011 : Office manager / Réceptionniste / Secretaire de direction

Pour ses bureaux situés à Paris (8 ème), INDOM recherche une personne expérimentée pouvant prendre en charge plusieurs fonctions stratégiques pour le bon fonctionnement au jour le jour de la vie du bureau. C’est une excellente opportunité pour rejoindre un groupe international très dynamique.

RESPONSABILITÉS

Les objectifs clés et les responsabilités sont les suivantes :

Réceptionniste
• Véritable ambassadeur (ambassadrice) de la société et d’une présentation impeccable, vous êtes capable d’assurer le premier contact avec les visiteurs et les interlocuteurs téléphoniques.
• Administration complète des courriers entrants et sortants
• Management des livraisons
• Coordination avec les ressources humaines du groupe par rapport au suivi de la présence journalière du personnel.

Office management
• Management des processus touchant à la vie du bureau pour que celui-ci fonctionne de façon optimale
• Gestion de la sécurité d’accès des locaux (alarmes, badges, codes d’accès)
• Assurer la maintenance des locaux, la coordination avec les prestataires pour les maintenances et travaux éventuels
• Assurer l’approvisionnement du bureau avec les fournitures nécessaires pour son fonctionnement (papeterie, hygiène, eau, café etc…)
• Gestion du planning des salles de réunions et commande le cas échéant d’extra (sandwichs, boissons etc..)

Secrétariat de direction
• Management des agendas et organisations des meetings de la direction
• Management des diverses requêtes entrantes (principalement les appels téléphoniques)
• Gestion des notes de frais de la direction
• Organisation des déplacements de la direction et du personnel
• Production de divers rapports et présentation
• Aide à l’organisation et la coordination d’évènements de la société
• Travaux administratifs Ad-hoc incluant des tâches confidentielles


QUALITÉS ET EXPÉRIENCES REQUISES

• De l’expérience dans un rôle similaire est souhaitable, vos compétences en travail administratif seront décisives.
• Connaissances avancées des outils bureautiques Microsoft (Word Excel Powerpoint).
• Vous êtes bilingue Français / Anglais à l’écrit comme à l’oral.
• Votre aisance relationnelle vous permet de travailler avec une grande diversité d’interlocuteur. En particulier, vous agissez avec tact et diplomatie lorsque nécessaire
• Vous faites preuve d’une excellente organisation, d’une grande rigueur et d’attention particulière pour les détails
• Vous faites preuve d’initiative et savez résoudre les problèmes de façon autonome
• Vous savez gérer les priorités, travailler en équipe et respecter la confidentialité des tâches qui vous seront confiées
• Vous faites preuve d’intégrité, de fiabilité et de flexibilité dans votre travail
• Vous savez gérer les agendas et organiser des déplacements de façon efficace